Модернизация комплексной автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью в части создания подсистем «Учёт заказов на коммерческий поиск» и «Табельный учет»

Цели проекта

Основным видом деятельности ФГБУ «Федеральный институт промышленной собственности»является прием и экспертиза заявок на объекты патентного права, в т.ч. международных заявок и проведение международного поиска по международным заявкам, предусматривающих использование единой технологии за пределами Российской Федерации.

Этап № 1

Разработка и внедрение подсистемы «Учёт заказов на коммерческий поиск» на базе ПП «Парус-Бюджет 8», ее интеграция с веб-порталом ФГБУ «Федеральный институт промышленной собственности» через личный кабинет пользователя.

Цель внедрения решения

Повышение эффективности совместной работы подразделений путем автоматизации сквозного процесса по оказанию услуг коммерческого поиска товарного знака с использованием автоматизированной системы «Товарные знаки Российской Федерации» (далее – АС «ТЗ РФ»).

Уникальность проекта

Подсистема «Учёт заказов на коммерческий поиск» в составе комплексной автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью (КАСУ ФХД) разработана на базе программного продукта «Парус-Бюджет 8». Решение предназначено для систематизации полученных данных по заказам клиентов, а также автоматизированной обработки и выдачи результатов по запросам на коммерческий поиск товарных знаков посредством личного кабинета пользователя на сайте.

Информационное взаимодействие подсистемы«Учёт заказов на коммерческий поиск» с автоматизированной системой «Товарные знаки Российской Федерации» (далее – АС «ТЗ РФ») позволило автоматизировать следующие процессы:

• передача данных о поиске по заказу;
• коммерческий поиск по товарному знаку;
• выдача результатов поиска.

За счет интеграции подсистемы«Учёт заказов на коммерческий поиск» с подсистемой «Бюджетного учета»автоматизированы:

• передача данных о стоимости заказа;
• передача данных об оплате;
• передача данных о новом клиенте/измененном клиенте;
• запрос данных о тарифах;
• запрос пакета закрывающих документов.

Взаимодействие подсистемы«Учёт заказов на коммерческий поиск» с веб-порталом ФИПСа (личный кабинет пользователя)позволило автоматизировать следующие процессы:

• получение данных о стоимости заказа;
• отслеживание статуса заказа;
• формирование пакета закрывающих документов;
• передача результатов поиска;
• передача данных о заказе;
• передача данных об оплате;
• передача данных о клиенте.

Результатом разработки является уникальная система, которая автоматизировала весь процесс коммерческого поиска от момента подачи документов клиентом до выдачи результатов и закрывающих документов через систему личного кабинета пользователя. Внедрение данного решения позволило значительно сократить сроки подготовки и передачи результатов по заказам клиентов ФИПСа и, следовательно, увеличить объем оказываемых гос. услуг.

Этап № 2

Интеграция подсистемы «Кадры и штатное расписание» программного продукта «Парус — Бюджет 8»с системой контроля и управления доступом (SIPASS).

Цель подключения

Система контроля и управления доступом (SIPASS) – это совокупность программно-аппаратных технических средств безопасности дляограниченияирегистрациивхода-выходалюдейназаданнойтерриториичерез «точки прохода»: двери, ворота, КПП. Интеграция модуля «Кадры и штатное расписание» со СКУД служит первым шагом в создании инструмента для подсчета заработной платы на основании табелей учета рабочего времени, которые формируются в подсистеме «Табельный учет» на основании данных СКУД (SIPASS).

Выполненные работы:

• Дополнен функционал «Парус-Бюджет 8» для учета номеров карт системы СКУД;
• Создано хранилище данных в «Парус-Бюджет 8» из СКУД;
• Согласован и создан формат обмена данными между подсистемой «Табельный учет»и СКУД (SIPASS);
• Разработаны и протестированы процедуры ежедневного переноса данных из СКУД в Парус;
• Добавлен в функционал подсистемы «Табельный учет»ряд аналитических отчетов для контроля входа/выхода сотрудников на территорию ФИПС, а также в «Парус-Бюджет 8»создана возможность автоматического формирования предварительного проекта «Табеля учета рабочего времени» на основании данных из СКУД с возможностью его дальнейшего корректирования руководителями подразделений (в случае командировок).

Проект табеля далее еженедельно автоматически рассылаются руководителям отделов.

Решение позволило автоматизировать процесс учета рабочего времени с возможностью формирования табеля рабочего времени благодаря полученным сведениям из системы контроля

Этап № 3

Разработка и внедрение подсистемы «Табельный учет» на базе модуля «Кадры и штатное расписание WEB».

Цель внедрения

Повышение эффективности работы подразделений путем автоматизации процесса подачи табелей.

Выполненные работы:

• Развернут и настроен «Парус-Бюджет 8»Web 2.0;
• Созданы и адаптированы дополнительные пользовательские разделы (Исполнения; Табели. отработанное время) Табеля учета рабочего времени в функционале «Парус — Бюджет 8 Web»;
• Добавлен ряд аналитических и проверочных сводов для проверки отработанного времени с кадровыми данными;
• Настроено информационное взаимодействие с финансовым отделом для дальнейшего расчета заработной платы на основании табелей учета рабочего времени.

Подсистема «Табельный учет» на базе модуля «Кадры и штатное расписаниеWEB» позволяет автоматизировать процесс подачи табелей с использованием современнойWEB-технологии, которая обеспечивает точность данных, а также облегчает контроль и расчет рабочего времени сотрудников Заказчика.

после внедрения

На 30% сократился срок документального взаимодействия с клиентами при оказании услуги коммерческого поиска товарного знака.

В 2 раза повысилось качество оказания государственной услуги благодаря минимизации ошибок при подаче документов через личный кабинет пользователя.

Статус заказа, а также решение и закрывающие документы доступны в личном кабинете пользователя, куда они автоматически подгружаются из системы «Учёт заказов на коммерческий поиск». Также пользователю приходит уведомление на электронную почту.

1 сотрудник обрабатывает в среднем 18 заявок в день.

Увеличение ежемесячного объема выполненных заказов и прирост прибыли на 20% за счет сокращения временных затрат сотрудников при осуществлении поиска товарного знака с использованием АС «ТЗ РФ».

Внедрен инструмент учета экономических показателей и их анализа при оказании услуги по проведению коммерческого поиска товарного знака.

после внедрения

Создан инструмент анализа опозданий сотрудников и ранних уходов с работы, что привело к сокращению количества опозданий на работу на 40%

Увеличена достоверность данных, представленных в табелях учета рабочего времени, и, как следствие, минимизированы ошибки при расчете заработной платы

Анализ опозданий и ранних уходов с работы сотрудников за произвольный период времени

Анализ переработок и распределения отработанного времени с учетом вечерних, ночных, выходных и праздничных часов

Эффективность и качество внедрения 

Отзыв Клиента

Александр Александрович Прищеп, заместитель директора ФГБУ «Федеральный институт промышленной собственности», свидетельствует: «Разработанные программные средства учета оценки качества исполнения трудовых обязанностей повысили уровень трудовой дисциплины сотрудников, а также качества и доступности оказания платных услуг.
Мы в высшей степени удовлетворены выбором подрядчика для реализации данного проекта и качеством его работы».